Datenschutzhinweise Microsoft Teams

Stand: 09.01.2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über den Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten").

1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverord-nung (DSGVO) ist:
Arbeit und Leben gGmbH 
Hintere Bleiche 34
D- 55116 Mainz 
Telefon: (0 61 31) 140 86-0 
E-Mail: info@no-spamarbeit-und-leben.de
 

2. Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten
Arbeit und Leben gGmbH
Die Datenschutzbeauftragte 
Hintere Bleiche 34 
55116 Mainz 
E-Mail: datenschutz@no-spamarbeit-und-leben.de
 

3. Verarbeitung personenbezogener Daten
Im Rahmen unserer Online-Meetings und Webinaren unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

• Kommunikationsdaten (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben)
• Personenstammdaten (sofern Sie diese angeben)
• Logfiles, Protokolldaten
• Metadaten (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme)
• Profildaten (z.B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)
• Chatinhalte

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Dateien, die benutzende Personen in Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto der benutzenden Person gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Die Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert.

4. Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine Kollaborationsplattform aus der Microsoft 365-Produktfamilie (ehemals Office 365). Durch die Video- und Webinarfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video und Audio an unseren Online-Meetings und Webinaren anbieten. Welche Personen Ihre Audio- und Videoeingaben sehen können, ist vom verwendeten Teams-Modus abhängig:

4.1. Live-Events und Webinare
Wir nutzen Microsoft Teams Live-Events und Webinare, um Informationsveranstaltungen, Schulungen und Präsentationen für Kunden, Geschäftspartner und Interessenten durchzuführen.
Bei Live-Events und Webinaren präsentieren wir Inhalte per Audio und Video. Als teilnehmende Person können Sie das Event verfolgen und über die Chat- bzw. Q&A-Funktion Fragen stellen oder Kommentare abgeben. In der Regel haben Sie als teilnehmende Person keine Möglichkeit, Ihre eigene Kamera oder Ihr Mikrofon zu aktivieren – diese Funktion ist der referierenden Person und uns als Veranstalterin vorbehalten. Aufzeichnungen finden nicht statt.
Eine unautorisierte Verarbeitung durch andere teilnehmende Personen, beispielsweise durch eigenmächtige Aufzeichnungen der Veranstaltung, kann von uns nicht endgültig ausgeschlossen oder verhindert werden. Wir weisen alle teilnehmenden Personen, ausdrücklich darauf hin, dass eigenmächtige Aufzeichnungen ohne Einwilligung untersagt sind.
Die Datenverarbeitung erfolgt je nach Kontext des Live-Events bzw. des Webinars auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Erfüllung eines Vertrages bzw. vorvertraglicher Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (unser berechtigtes Interesse: Bereitstellung von Informationsveranstaltungen)
   

4.2. Team Meetings
Wir nutzen Microsoft Teams Meetings, um schnelle und niederschwellige Besprechungsmöglichkeiten für uns, unsere Kunden, Geschäftspartner und Interessenten anbieten zu können.
Bei Teams Meetings können alle Teilnehmer einander sehen und hören, sofern diese ihre Kamera und ihr Mikrofon aktivieren. Die Aktivierung von Kamera und Mikrofon ist für Sie freiwillig und kann jederzeit während des Meetings an- und abgeschaltet werden.

Eine unautorisierte Verarbeitung durch andere teilnehmende Personen, beispielsweise durch eigenmächtige Aufzeichnungen der Veranstaltung, kann von uns nicht endgültig ausgeschlossen oder verhindert werden. Wir weisen alle teilnehmenden Personen, ausdrücklich darauf hin, dass eigenmächtige Aufzeichnungen ohne Einwilligung untersagt sind.

Die Datenverarbeitung erfolgt je nach Kontext auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Erfüllung eines Vertrages bzw. vorvertraglicher Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (unser berechtigtes Interesse: Bereitstellung effizienter Kommunikationsmöglichkeiten über das Internet und/oder Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen)

4.3. Datenempfänger
Datenempfänger ist die Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft)
One Microsoft Place
South County Business Park Leopardstown
Dublin 18, D18 P521
Irland

Microsoft verarbeitet dabei die Daten in unserem Auftrag. Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt in unserem Auftrag auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union (Irland und Niederlande).

4.4. Drittlandübermittlung
Zum Zweck der Fernwartung kann Microsoft einen Remote-Zugriff beantragen. Dieser Zugriff wird von uns im Einzelfall geprüft und genehmigt, sofern dies notwendig zur Ausführung von Supportleistungen durch Microsoft (bspw. zur Fehlerbehebung) ist. In diesem Fall kann ein solcher Zugriff auch von verbundenen Unternehmen von Microsoft außerhalb der Europäischen Union erfolgen. Hierbei kann es sich auch um Länder handeln, für die kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht.
Ausschließlich für den Fall dieses Zugriffs aus Nicht-EU-Ländern, für welche kein Angemessenheitsbeschluss besteht, haben wir Standardvertragsklauseln mit Microsoft abgeschlossen. Eine Kopie der Vertragsklauseln stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich dafür an datenschutz@no-spamarbeit-und-leben.de

Bei der Nutzung von MS Teams kann es zudem zu einer Übertragung von Daten an Microsoft in die USA kommen. Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und fällt insoweit unter den Angemessenheitsbeschluss der EU für die USA.

5. Eigene Datenverarbeitung durch Microsoft
Microsoft behält sich gemäß seiner Datenschutzerklärung vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen durch Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher auch datenschutzrechtlich verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, finden Sie diese in der Datenschutzerklärung von Microsoft: 
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

6. Dauer der Datenspeicherung
Für Teams-Chatnachrichten gilt eine Löschfrist von 1 Jahr und für Teams-Kanalnachrichten gilt eine Löschfrist von 3 Jahren. Die Löschung erfolgt jeweils automatisiert auf Basis des Erstellungsdatums der jeweiligen Nachricht.

7. Ihre Betroffenenrechte

7.1. Auskunft
Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

7.2. Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung
Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder sollten diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Gleiches gilt, sofern wir Daten künftig nur noch eingeschränkt verarbeiten sollen.

7.3. Widerspruchsrecht
Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen insbesondere in den Fällen zu, in denen Ihre Daten aufgrund der Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt, oder unsere berechtigten Interessen zugrunde liegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), sowie beim darauf gestützten Profiling. Ebenso steht Ihnen im Falle der Datenverarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung ein solches Widerspruchsrecht zu.

7.4. Widerrufsrecht bei Einwilligungen
Erteilte Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

7.5. Datenübertragbarkeit
Erfolgt eine Datenverarbeitung aufgrund eines Vertrages, vorvertraglicher Verhandlungen, einer Einwilligung oder mithilfe automatisierter Verfahren, so steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, sodass Sie die Daten auf Wunsch einem anderen Verantwortlichen übermitteln können.

7.6. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Betroffene Personen werden durch uns keiner automatisierten Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO ausgesetzt. Sofern dies im Einzelfall erfolgen sollte, werden Betroffene hierüber gesondert informiert.

7.7. Einschränkung bei anonymisierten Daten
Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen bereitstellen, die uns eine Identifizierung erlauben.

7.8. Ausübung Ihrer Betroffenenrechte
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen wenden Sie sich bitte an: datenschutz@no-spamarbeit-und-leben.de oder an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

7.9. Beschwerderecht
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich wegen Ihrer Betroffenenrechte bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.